I dag hvor den skriftlige verden i høj grad er drevet af internettet og emails, er det ikke længere så vigtigt at kunne skrive et formelt brev. Der er dog lejligheder, hvor det er vigtigt at kunne udtrykke sig selv på en klar og velformuleret måde. Eksempelvis hvis du skal præsentere et formelt brev for at indsamle information, ansøge om en akademisk jobstilling eller skrive et klagebrev.
I denne korte guide, vil vi gennemgå følgende punkter:
- Vær præcis
- Brug den rigtige tone
- Korrekturlæsning
- Formalia
Vær præcis
Angiv formålet med dit formelle brev i det første afsnit og lad være med at afgive fra dit emne. Prøv at undgå lange ord og upræcist sprogbrug. Du bør holde brevet kort og præcist.
Brug den rigtige tone
Et formelt brev eller et handelsbrev bør være skrevet i en tone, som er en smule mere formel end dit hverdagssprog. Undgå slang og ord som super og nice. Vær høflig og respektfuld, selv hvis du er ved at skrive et klagebrev.
Formalia
Husk at det ofte er dit førstehåndsindtryk, der også er det sidste indtryk. Anvend kvalitetspapir og en en god konvolut til dit formelle brev. Vær sikker på at du har stavet modtagerens adresse og navn rigtigt, og sørg for at skriften ser ordentlig ud. Glem heller ikke at underskrive brevet.
I denne sektion vil vi gennemgå:
- Overskrift
- Indledende hilsen
- Hovedtekst
- Afslutning og underskrift
Overskrift
Overskriften bør indeholde din adresse, men ikke nødvendigvis dit navn. Telefonnummer og emailadresse er normalt ikke inkluderet her, men det er acceptabelt. Overskriften bør være placeret i venstre hjørne på papiret.
Her er et eksempel:
Andersenvej 123
1234 Andersby
2 Juni, 2016
Indledende hilsen
Lav et afsnit og skriv derefter din indledende hilsen. Hvordan du hilser i brevet kommer an på om du kender modtageren af brevet.
Det mest normale at skrive er:
Til indehaveren af Virksomhedens Navn…
Goddag hr. Navn
Goddag fru Navn
Du kan også nøjes med bare at skrive en overskrift, hvis det er et klagebrev.
Eksempelvis:
Klage over larm og lugt fra Virksomhedens Navn
Hovedtekst
Lav et afsnit og skriv derefter din hovedtekst. Dette er den mest væsentlige del af dit formelle brev. Husk på de tidligere givne retningslinjer omkring kortfattethed og præcision. Det er bedst at bruge korte, præcis og logiske sætninger for at angive dit formal med brevet.
Afslutning og underskrift
Dette er afslutningen af dit brev. Lav et afsnit og skriv derefter din afslutning. Kun det første ord i din afslutning bør være skrevet med stort og sætningen bør slutte med et komma. Lav flere linjers afsnit mellem din afslutning og din underskrift. Her bør du sætte din håndskrevne underskrift.
Korrekturlæsning
Korrekturlæsning er ekstremt vigtigt. Når du har skrevet dit formelle brev, så gennemgå det grundigt for grammatiske fejl og stavefejl. Du kan bruge stavekontrollen på din computer og derefter selv læse brevet grundigt igennem. Du kan også bede en ven eller kollega om at læse brevet igennem, for at være helt sikker på, at alting er korrekt.
Ofte overser man sine egne fejl, specielt hvis du læser brevet igennem lige efter, du har skrevet det. Fejl i brevet vil mindske styrken eller indtrykket af dit brev og det vil derfor have ringere effekt.
